SST ～報連相/報告の仕方とは～

皆さんこんにちは！

浦和にあります、就労移行支援アイトライさいたまセンタースタッフのY.Tです。

先日7月12日（金）にSSTの講座を行いました。

今回のテーマは「報連相」より、『報告の仕方』についてです。

報連相とは・・・報告・連絡・相談のことで、仕事を円滑に進めるために「意思疎通」を図る大切なコミュニケーションスキルスキル

です。社会人としての「基本中の基本」となるスキルです。

では、皆さんに質問です。【なぜ、仕事でミスやトラブルが発生するのでしょうか？】

皆さんは、どう思いますか・・・

それは、「失敗の原因の８０％は他者との意思疎通がうまくいかなかった事」にあるそうです。

情報の伝え方・タイミング・伝える内容が不十分だったりといったことからミスやトラブルが発生するのです。そういった、ミスやトラブルを防ぐ為の「報告の仕方」について皆さんと一緒に勉強をしました。

「報告とは、自分が与えられた仕事の結果や進捗状況を伝えること。」にあたります。

～報告する事柄～

・仕事の経過・進捗状況

・トラブル発生、対応状況

・状況の変化に対する行動の変化

・新たに入手した情報　　　　　　　など、報告すべきことを、然るべきタイミングで的確に報告出来る事が大切になります。

したがって、報告は、「した方が良い」ではなく、「しなければならない」ものなのです。

報告の８つのポイント！

ポイント１・報告は結論から話す。

経緯や問題点を伝えることも重要なのですが、まずは結論から伝えましょう！

問題：

山田君は、上司の小林課長から資料の作成を夕方までにするように指示されました。

ところが、夕方になってもまだ思うように進んでいません。

?下記の報告を、上司の立場で受けてみましょう。

【夕方における山田君の報告】

「小林課長、例の書類の件なんですが、まずは必要な資料を探して、ようやく石田係長が持っ　　　　資料：カイゼンベースより参照しました。

ていることが分かり必要な資料を頂きました。現在、作成しているところですが・・・」

このような報告では何を伝えたいのかがわかりませんね。

皆さんは、どのように報告をしますか・・・

「報告は結論から話す」でしたね。

では、結論から伝えてみましょう。

「小林課長、申し訳ございません。頼まれている書類なのですが、まだ半分程度までしか出来ていません。」

上司から経緯を聞かれたら「実は、必要書類がすぐに見つからず、時間が掛かってしまいました。見つかりましたので、あと1時間あれば完了する予定です。」

いかがですか？スマートな報告の仕方ではないでしょうか？

このように、

・言いにくいことでも、真っ先に結論から報告する。

・その後で経緯を聞かれたら、事情を素直に説明する。

ということを意識して報告を行うようにしましょう。

SST講座では、実際にありうるシュチィエーションを取り上げて皆さんで考えてみます。

次回はこの続きを行いますので、ご興味を持たれた方は是非、体験に来てみませんか？

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