ビジネスメール講座～クッション言葉を使おう～

みなさんこんにちは。就労移行支援事業所アイトライさいたまセンターのスタッフIです。

これまでのビジネスメール講座では、例題に基づいて実際に返信文を作成して頂きました。そのなかで皆さん共通の課題として、要点のみシンプルに伝えてしまうことで、事務的な文章になってしまう傾向がありました。それを解消するために、今回はいろいろな例文にクッション言葉を付け加えて、今後の文書作成に活用しようというテーマで講座を行いました。

クッション言葉とは…「相手に何かをお願いやお断りをする際に、言葉の前に添えて使用する言葉のことです。上手く活用する事で直接的な表現を避けられ、丁寧で優しい印象を与える効果があります。」

【クッション言葉をプラスした例】

・ご協力できません→残念ながら、ご協力できません

・価格を教えて頂けますか→差し支えなければ、価格を教えて頂けますでしょうか

・再送いただけますか→お手数をおかけしますが、再送いただけますか

・3階事務所までお越しください→ご足労おかけいたしますが、3階事務所までお越しください

・遠慮させていただきます→ありがたいお話なのですが、ご遠慮させていただきます

・一週間以内にお返事をお願いいたします→お忙しい中恐縮ではございますが、一週間以内にお返事をお願いいたします

・先約がございます→あいにくですが、先約がございます。などなど

クッション言葉のバリエーションを増やしておくと、仕事も円滑に行えると思います。ただ型通りの言葉を使っても心がこもっていなければ相手に伝わりません。自分がこういわれたらうれしい言葉を相手にも使うことを意識すると自然な形で活用できますね。