PCスキルアップ講座Word～差し込み印刷をマスターしよう！～

2019年6月6日

みなさんこんにちは。さいたま市浦和にある就労移行支援事業所アイトライさいたまセンターのスタッフIです。

今日のPCスキルアップWordの講座は「差し込み印刷をマスターしよう！」をテーマに行いました。

「差し込み印刷」とはWordやExcelで作成した別のファイルのデータを、Word文書の指定した場所に差し込んで印刷する機能です。文書の宛先だけを差し替えて印刷したり、宛名ラベルを作成できるので、同じ内容の案内状や挨拶状を複数の宛先に送る場合にとても便利です。

参加された方全員が差し込み印刷は初めてということでしたが、皆さんいつもの集中力と積極性で全員の方が問題をクリアすることができました。

今回行った差し込み印刷の問題として、1つ目に案内状の文書にエクセルのデータから「会員No.／氏名／郵便番号／住所」の情報を挿入するということを行いました。ポイントとして、文書の種類を選択します。今回は案内状でしたので「レター」を選択しました。差し込みフィールドでExcelデータから引用したい項目を参照します。

2つ目の問題は、最初の問題で使用した会員情報の神奈川県の人だけを抽出した宛名ラベルを印字するというものです。皆さん宛名が記載されたシールが貼ってある封筒を受け取られる機会は多いかと思います。ラベル用紙を用意して差し込み印刷を使用すれば、名簿をもとに大人数の宛名ラベルを出力できますので、とても便利だと思います。今回のポイントは会員のなかで神奈川県の住所のみにフィルタをかけるところです。講座では、このフィルタの場面でつまずかれる方が多かったのですが、もう一度最初からやり直して、できるまで、理解するまで取り組まれていました。

講座終了後、「差し込み印刷って便利だ！」「早速使ってみたい！」と感想をいただきました。文書作成だけでなく、まだまだWordの魅力、便利さを感じられる機会にもなったかとに思います。