ビジネスメール講座～相談とお詫び～

みなさんこんにちは。就労移行支援事業所アイトライさいたまセンターのスタッフIです。

本日のビジネスメール講座では、前回作成して頂いた社内向けの「報告」メールと、

社外向けの「催促」のメールについて振り返りを行うことからスタートしました。

皆さん他の方のメールをご覧になられて、参考になったことや、共感する点があったようでした。

それを踏まえて本日は下記の2つの設定でメールの作成をしていただきました。

練習問題①社内向けメール「上司に客先への同行の相談」

練習問題②社外向けメール「商品の納期が遅れていることをお客様へお詫び」

事前に下記のポイントをお伝えした上で作成していただきました。

■上司への相談メールには、

・自分でいくつかのプランを考えてから相談する。

・メールでの相談は、込み入った内容や深入りは避ける。

・緊急性,重要性,客観性に注意して伝えるべき情報を整理する。

・箇条書きをうまく使ってシンプルに書く。

・相談のメールは一番聞きたいことから切り込む。

■客先へのお詫びのメールは、

・請け負っていたものを具体的に記す。

・約束の日時に間に合わなかったことを謝る。

・最大限努力をしていることと、今後の見通しを伝える。

・やむを得ずメールでの連絡になったことを詫びる。

一つ目のメールの設定が複雑だったこともあり、悩みながら作成されている方がほとんどでしたが、仕事でメールと同じような体験をされたことがある方はすぐに書き上げられていました。

今日作成に悩まれた方も繰り返し行うことで、自然にビジネスメールの作成が身についてくるかと思います。

焦らず、継続していきたいですね。